Las cuentas de la reventa se llevan mejor con una hoja de cálculo de una fila por artículo, no por caja, con columnas para el coste asignado, el precio de venta, la comisión, el envío y los días que ha tardado en venderse. Revisada una vez al mes, esa hoja dice si la reventa te está saliendo a cuenta de verdad, en vez de basarse en la sensación de que «algo se gana».
Por qué no basta con mirar la cuenta bancaria
Vender de forma habitual genera movimientos de dinero todo el tiempo: entra el pago de una venta, sale el coste de una caja nueva, se paga un envío. Mirando solo la cuenta bancaria es fácil pensar que se gana más de lo real, porque no se ve por separado lo que ha costado cada artículo ni lo que se ha quedado sin vender. Una hoja de cálculo separa cada venta de las demás y permite comparar categorías, canales y meses entre sí.
Tampoco basta con la información que da cada plataforma de venta por su cuenta, porque cada una muestra solo lo que ha pasado dentro de ella. La hoja propia junta todo: lo comprado en cajas de devoluciones, lo vendido en Wallapop, en Vinted o donde sea, y los gastos que no aparecen en ninguna de las dos.
Las columnas imprescindibles
Con estas columnas, una fila por cada artículo vendido, la hoja ya sirve para tomar decisiones:
| Columna | Qué anotar |
|---|---|
| Fecha de compra | Cuándo llegó la caja o el palé de origen |
| Artículo | Nombre corto, tal como aparece en el albarán |
| PVP de referencia | El precio del albarán, en el día de preparación |
| Estado | Precintado, abierto sin usar o revisado |
| Coste asignado | Parte del precio de la caja que le corresponde a ese artículo |
| Canal de venta | Wallapop, Vinted, eBay u otro |
| Fecha de venta | Cuándo se cerró la venta, no cuándo se publicó |
| Precio de venta | Lo cobrado, antes de restar comisión o envío |
| Comisión y envío | Lo que se ha pagado a la plataforma o al transporte |
| Margen neto | Precio de venta menos coste asignado, comisión y envío |
| Días en stock | Desde que se publicó hasta que se vendió |
Con estas once columnas, al final del mes puedes ordenar por margen neto, por días en stock o por canal, y ver de un vistazo qué está funcionando y qué no.
Cómo repartir el coste de la caja entre los artículos
El coste de una caja no se reparte a partes iguales entre lo que trae, porque no todos los artículos valen lo mismo. Lo razonable es repartirlo en proporción al PVP de cada artículo según el albarán: si un artículo supone una cuarta parte del PVP total de la caja, se le asigna una cuarta parte del precio pagado por la caja.
Con ese reparto, el coste asignado de cada fila refleja mejor el valor real de lo que estás vendiendo, y el margen neto por artículo se puede comparar entre cajas distintas sin que un reparto igual entre unidades distorsione la cuenta.
Los costes ocultos que casi todo el mundo olvida
Estos son los gastos que no aparecen solos en ningún resumen de plataforma y que hay que añadir a mano:
- El tiempo, en fotos, anuncios, mensajes y desplazamientos a Correos o a una cita. No hace falta ponerle un precio exacto por hora, basta con tenerlo en cuenta al valorar si el margen compensa.
- El material de embalaje, aunque sea poco por unidad, sube cuando se multiplica por muchas ventas.
- Lo que no se vende. Un artículo que se queda meses sin comprador tiene un coste real, aunque no haya salido dinero por él: es capital inmovilizado.
- Las devoluciones de tus compradores. Pocas si describes bien el estado, pero cuando ocurren hay que restar el margen que ya se había contado.
- El seguro de artículos defectuosos, si lo dejaste marcado al comprar la caja, o cualquier reposición gestionada con nosotros por un artículo que no funcionaba, forman parte del coste real de esa compra.
Un ejemplo simplificado
Imagina una fila de la hoja para un altavoz que sale de la caja de electrónica: PVP de referencia de 45 €, coste asignado de 12 € tras repartir el precio de la caja, vendido en Wallapop a 22 €, con 2 € de comisión y sin gastos de envío porque se entregó en mano. El margen neto de esa fila queda en 8 €, y tardó nueve días en venderse desde que se publicó.
Las cifras son inventadas para el ejemplo; el valor de repetir este cálculo fila a fila es que, al cabo de veinte o treinta ventas, tus propios números sustituyen a cualquier estimación general.
Automatizar lo justo, sin complicarse
No hace falta saber fórmulas avanzadas para que la hoja ayude de verdad. Con que la columna de margen neto se calcule sola a partir de las demás (precio de venta menos coste asignado, menos comisión, menos envío) ya evitas errores de cálculo a mano fila a fila. Añadir una columna de categoría, como electrónica pequeña, pequeño electrodoméstico o accesorios, permite después agrupar y ver el margen medio de cada una sin tener que leer fila por fila.
Si vendes en varios canales a la vez, una columna extra con el nombre de la caja o del pedido de origen ayuda a comparar, al cabo de unos meses, qué formato de caja te ha dado mejor resultado en conjunto: si te compensa más repetir con la caja de electrónica o dar el salto a la caja Top con más artículos por pedido.
Revisar la hoja una vez al mes
No hace falta mirarla todos los días. Una revisión mensual es suficiente para ver tres cosas: qué categoría de artículo da mejor margen medio, qué canal vende más rápido y cuánto stock lleva más tiempo del razonable sin moverse. Con esos tres datos decides con criterio propio si la siguiente compra es otra caja igual, una distinta como la caja Top electrónica y hogar, o directamente esperar antes de comprar más.
Si tu actividad de reventa ya es habitual, esta misma hoja es la base que necesitarás si algún día tienes que justificar tus cuentas ante Hacienda o decidir si conviene darte de alta como autónomo. En la guía sobre autónomo o particular para revender devoluciones explicamos esa línea, y en DAC7 y Hacienda al revender en plataformas qué información reciben ya las plataformas sobre tus ventas. Y si prefieres partir de una tasación completa de la caja antes de abrir la hoja artículo por artículo, el método está en cuánto vale una caja de devoluciones.